Al giorno d’oggi, spedire documenti per posta in maniera digitale è una competenza fondamentale, utile nel mondo del lavoro ma anche nel quotidiano. Tuttavia, quando si condividono documenti importanti, bisogna accertarsi che i nostri file siano al sicuro e che il mittente riceva il documento senza problemi. Grazie a questa guida scopriremo come inviare una lettera per posta e come firmare un documento digitalmente, comprendendo quali accorgimenti adottare per condividere al meglio i nostri documenti importanti e per proteggerli da eventuali minacce.
Scegliere il formato del file
Quando vogliamo spedire documenti per posta, una delle questioni che dobbiamo affrontare è la scelta del formato del documento. A seconda del file che dobbiamo inviare, infatti, può darsi che uno specifico formato sia più indicato di altri.
Il formato di file più diffuso è il PDF, che permette di mantenere la formattazione originale e il design dei nostri documenti. Tuttavia, potrebbe non essere il più indicato se il documento che dobbiamo condividere è una porzione di testo o un’immagine.
Convertire un file PDF in altri formati
Se il nostro caso è l’ultimo descritto, è bene convertire il nostro PDF in un file TXT o in un’immagine JPEG. Esistono diversi modi di cambiare il formato dei nostri file; uno dei più veloci è affidarsi a un convertitore PDF, che consente di trasformare in sicurezza i nostri file in maniera quasi totalmente automatica.
Uno dei convertitori ad oggi più in voga è PDF Guru, che consente, ad esempio, di trasformare PDF in JPEG e in molti altri formati in pochi e semplici passaggi.
Firmare digitalmente i file
Dopo aver scelto il formato più adatto per la condivisione dei nostri documenti e aver capito come spedire una lettera velocemente, possiamo occuparci della firma digitale. Firmare digitalmente un documento significa risparmiare tempo e risorse materiali; tuttavia, bisogna rivolgersi alle giuste piattaforme che permettano questa operazione.
Utilizzare un editor PDF
Alcuni editor PDF consentono di firmare digitalmente i documenti caricati sulle piattaforme. Utilizzando questo sistema, sarà possibile tracciare, disegnare o digitare la propria firma, che potrà poi essere utilizzata sui file che dobbiamo contrassegnare.
Firma digitale PAdES
Utilizzando dei software specializzati è possibile creare una propria firma digitale, ovvero una firma che si basa su un sistema di chiavi crittografiche asimmetriche e richiede un certificato rilasciato da un’autorità certificatrice accreditata (ad esempio, Aruba o Poste Italiane).
Questa modalità rappresenta il livello massimo di sicurezza di firma online, in quanto ha lo stesso valore legale di una firma autografa eseguita in presenza.
Proteggere i documenti da inviare
Dopo aver firmato i nostri file, è necessario occuparci della loro sicurezza. Spedire documenti importanti per posta elettronica può costituire un rischio, in quanto i file possono essere intercettati e informazioni importanti possono trapelare.
Oggi, tuttavia, è molto semplice evitare che questo accada: esistono infatti diverse modalità con le quali proteggere i nostri documenti.
Impostare una password
Impostare una password è il modo migliore per proteggere i nostri documenti privati da occhi indiscreti. Le password possono essere generate in modo casuale o impostate da noi a seconda delle nostre necessità; bisogna ricordarsi che, per far sì che il contenuto dei documenti sia visibile al nostro destinatario, sarà necessario comunicargli la password, affinché possa accedere al file.
Per impostare una password possiamo affidarci a diversi strumenti.
Su Mac
È possibile criptare i file su Mac seguendo questi passaggi:
- Aprire il file che vogliamo proteggere con l’applicazione Anteprima.
- Selezionare File>Esporta.
- Dare un nome al file.
- Selezionare Crittografa.
- Inserire la password con cui desideriamo proteggere il nostro file.
- Cliccare su Salva.
Su Windows
Per crittografare su Windows i documenti che vogliamo spedire dobbiamo:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sul file e scegliere Proprietà.
- Selezionare l’icona Avanzate.
- Selezionare la casella di controllo Crittografa contenuto per la protezione dei dati.
- Cliccare OK per chiudere la finestra, selezionare Applica e in seguito OK.
Con un tool di modifica PDF
Alcune piattaforme di modifica PDF, come PDF Guru, consentono di aggiungere una password personalizzata ai documenti PDF caricati sulla piattaforma.
Per impostare una password utilizzando questo metodo sarà necessario:
- Caricare il documento sulla piattaforma.
- Usare il tool “Proteggere” per impostare la password.
- Scaricare il file PDF protetto da password sul PC.
Utilizzare una casella di posta elettronica criptata
Un altro metodo per mantenere al sicuro i nostri documenti importanti è quello di affidarci a una casella di posta elettronica criptata. Questo tipo di caselle utilizza la crittografia end-to-end, che garantisce che solo il mittente e il destinatario scelto possano leggere il contenuto dei file inviati.
Alcune caselle di posta elettronica protette da crittografia sono ProtonMail, Tutanota e Malifence, che assicurano la privacy delle nostre email.
Inviare documenti tramite posta elettronica è un processo tanto semplice quanto potenzialmente rischioso. Utilizzando i giusti accorgimenti, però, si può evitare di correre qualsiasi rischio, dall’intercettazione dei nostri file alla visualizzazione errata del loro contenuto da parte del nostro destinatario.
In questo articolo abbiamo scoperto come spedire un documento importante in modo svelto e professionale, acquisendo competenze fondamentali dell’era digitale.
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