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Gestione fatture elettroniche: come scegliere il miglior software

fatture elettroniche

Con l’introduzione definitiva della fatturazione elettronica, tutte le aziende e la maggior parte dei titolari di Partita IVA sono ormai tenute a utilizzare questo nuovo sistema di digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture.

Dal 1° gennaio 2019 è infatti scattato l’obbligo di emettere le fatture per la vendita di beni o per la prestazione di servizi solo in formato elettronico (con l’utilizzo di file XML e con trasmissione e ricezione tramite il Sistema di Interscambio) e di conservarle sempre in formato digitale per almeno dieci anni.

Come funziona la fatturazione elettronica

La gestione fatture elettroniche, ovviamente, è completamente digitale dato che la creazione delle fatture elettroniche si realizza seguendo alcune specifiche fasi di un metodo standardizzato legato al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate:

  • la fattura elettronica viene creata, compilando tutte le sue parti, tramite un software di fatturazione elettronica;
  • viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) da colui che emette la fattura (o da un intermediario) in maniera tale da garantire origine e contenuto del documento;
  • la fattura dovrà poi essere inviata al destinatario tramite il Sistema di Interscambio
  • dopo i necessari controlli (che sono comunque totalmente automatici), il Sistema di Interscambio provvede a recapitare al soggetto a cui è indirizzato.

Fortunatamente il mercato non si è fatto trovare impreparato, venendo incontro con tutta una serie di software e applicazioni “web based” dedicati alla fatturazione elettronica. Esistono programmi di vario tipo, da quelli appositamente studiati per le aziende più grandi e che integrano tutte le funzionalità (anche le più complesse) dei software gestionali, a quelli pensati per le piccole imprese, per i liberi professionisti e per coloro che aderiscono ai regimi fiscali agevolati.

Alcuni software per la gestione fatture elettroniche sono addirittura gratuiti, fornendo comunque le funzionalità indispensabili e basilari per emettere, ricevere e conservare fatture elettroniche.

Qual è il miglior software per la fatturazione elettronica?

Vista l’ampia offerta presente, come si fa a scegliere il miglior software per la gestione fatture elettroniche?

Come sempre è fondamentale conoscere le proprie esigenze, valutando con attenzione i vari prodotti software presenti sul mercato.

Il primo passo è quello di rivolgersi al proprio commercialista, il quale solitamente consiglia al cliente l’utilizzo di un software che il contabile conosce e utilizza a sua volta, dato che in alcuni casi sarà necessario che quest’ultimo abbia accesso al programma per effettuare determinate operazioni o ricavare dati e informazioni sulla fatturazione.

Se, invece, si è già in possesso di un applicativo per la contabilità, le software house si sono preparate per tempo implementando moduli aggiuntivi e funzioni dedicate alle fatture elettroniche che sono integrate perfettamente con il programma di contabilità. Questa integrazione permette di semplificare molto sia le procedure di fatturazione che quelle legate alla gestione giornaliera della contabilità ordinaria.

In entrambi i casi succitati, si tratta di software a pagamento il cui costo può variare in base alle funzionalità e alle dimensioni dell’azienda, con prezzi che variano da poche decine di euro al mese fino a crescere e arrivare a qualche migliaio di euro all’anno.

Discorso diverso per le soluzioni gratuite, comunque valide e a volte ricche anch’esse di funzionalità extra, adatte soprattutto ai soggetti con volumi d’affari ridottissimi o chi emette pochissime fatture nell’arco di un anno.