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Firma elettronica sui file pdf: come funziona

La firma elettronica è la novità degli ultimi anni, che consente di apporre la propria firma su un documento anche a distanza, pur mantenendo tutte le caratteristiche legali correlate a una firma autografa

Un’opportunità decisamente molto interessante per le aziende, soprattutto per quanto riguarda la dirigenza e la necessità di firmare di persona un elevato numero di documenti ogni giorno. In un periodo in cui sembra che lo smart working sia ormai una realtà presente anche nel nostro Paese si tratta di uno strumento ancora più utile.

Come funziona la firma elettronica

Il concetto è semplice, invece di presenziare alla firma di un contratto, di un atto, di un qualsiasi documento è possibile firmarlo a distanza, utilizzando un servizio disponibile online. In sostanza è necessario collegare la firma a uno specifico soggetto, oltre a mantenere inalterato il documento nel corso degli anni. Lo si fa utilizzando precisi protocolli di autenticazione, disponibili in effetti da diversi anni.

Firmare un documento pdf

Cerchiamo di fare un esempio pratico con la firma pdf, da apporre su un documento tipico delle aziende contemporanee. I file pdf sono infatti tra i più utilizzati e scambiati; in passato l’unico modo legalmente vincolante per firmare un documento in formato pdf consisteva nello stamparlo e nell’apporre una tradizionale firma autografa. Oggi invece è possibile mantenere il documento nel formato elettronico, apponendo una firma elettronica del tutto valida sotto il profilo legale. In sostanza è sufficiente caricare il file, nel formato pdf o anche in un’altra versione, sul sito che offre la possibilità di apporre una firma elettronica. Tutti coloro che devono firmare il documento avranno accesso allo stesso, direttamente online. Il sito si occuperà anche di proteggere i documenti durante la procedura di firma, oltre a certificare l’autenticità di ogni singola firma elettronica presente sul singolo documento.

I vantaggi della firma elettronica

I vantaggi ottenibili tramite l’utilizzo di questo strumento sono facilmente comprensibili. Il primo è la rapidità con cui si possono concludere contratti di vario genere, anche a distanza. Si pensi ad esempio alle aziende che hanno partner con sedi in altri Stati, in alcuni casi molto lontani tra di loro. Oppure al cliente di un’azienda, che non ha la possibilità di ricevere un rappresentante della stessa o di recarsi presso la sede del fornitore. Oltre poi al fatto di poter evitare di stampare i contratti e i documenti in varie copie, mantenendoli in versione digitale nel corso del tempo.

La firma elettronica ai tempi del Covid

Si deve poi anche considerare che oggi, con una pandemia ancora in atto, la firma elettronica risulta ancora più interessante rispetto al passato. Sono infatti moltissime le situazioni in cui i firmatari di un qualsiasi documento o contratto non sono in grado di incontrarsi, per mantenere alta la separazione tra soggetti di versi, in modo da limitare le possibilità di contagio. Con la firma elettronica qualsiasi attività correlata alle firme si può effettuare a distanza, senza doversi preoccupare di eventuali contagi.